A primeira atitude para saber mais sobre técnicas de facilitação é a constante busca por conhecimento e troca de experiências. Bons cursos, workshops e tudo mais.
Por isso, o curso de Agile Facilitator com os grandes instrutores CFC e Samuel Cavalcante da K21 é uma opção completa para quem quer aprofundar seus conhecimentos em técnicas de facilitação.
As técnicas e aprendizados do curso Agile Facilitator podem e devem ser aplicadas em qualquer tipo de reunião, conversa e até em nossa postura na vida pessoal.
É preciso sempre manter esse paralelo do profissional com o pessoal, pois ser feliz é algo importante em todos os aspectos.
Diante de tudo isso, você deve estar se perguntando: mas como é possível utilizar o Agile Facilitator nessas tantas formas?
Para conhecer as técnicas, você precisa primeiro conhecer alguém. Vamos lá:
Uma das técnicas de agilidade é a implementação de times formados por papéis e funções. Uma delas é o facilitador.
Essa função requer habilidade em facilitar, como o próprio nome já diz.
Além de ter o conhecimento no método de trabalho, esse indivíduo precisa gostar de trabalhar em equipe e precisa pensar no bem coletivo sempre para incentivar uma comunicação automatizada.
Assim, ele ajuda a melhorar a comunicação, agregando valor para a empresa como um todo. Olha o que o facilitador pode fazer:
Após saber mais sobre as principais funções do facilitador, é possível perceber que o Facilitador, com certeza, não é representante do Time, um intermediário e nem toma decisões pelo time. É justamente ao contrário.
É preciso que esse indivíduo exerça a sua função de forma invisível. A sua presença em uma discussão e/ou reunião deve ser imperceptível.
Mas como isto é possível, então? O Facilitador usa técnicas que podem ajudar a diminuir as barreiras de comunicação, manter o Time Integrado e gerar uma comunicação eficaz.
Tenho aqui uma lista de técnicas que geram mais e menos discussão. Olha:
A técnica buy a decision é uma das que gera menos discussão. Ela pode ser usada quando existe uma lista a priorizar ou quando é preciso selecionar itens de uma lista muito grande.
- Dê uma quantidade de moedas para cada jogador;
- Cada jogador prioriza ou seleciona em ordem de importância, apostando uma quantidade de moedas em cada um dos itens da lista;
Por exemplo: usamos esta técnica aqui na ProMove para escolher os prêmios do nosso jogo, e um dos jogadores apostou todas as suas moedas (tínhamos 14 para cada integrante do time) no café, ou seja, o café foi selecionado como prêmio sem discussão.
A técnica de strenght and weakness é uma das técnicas que gera mais discussão em grupo.
Esse método é usado para ouvir todas as opiniões possíveis, a fim de enriquecer as ideias.
- Coloque o problema em pauta e permita que a equipe dê livremente alternativas de solução;
- Para cada alternativa, deixe que o time (nunca quem propôs a ideia) coloque as vantagens (fortalezas) e desavantagens (fraquezas).
- Faça isto para todas as alternativas.Feito isso, para tomar a decisão, uma das técnicas Dot Voting ou Buy a decision podem ser usadas.
Cada uma destas técnicas pode gerar mais ou menos discussão. Cabe ao facilitador considerar a necessidade da utilização de cada estilo, de acordo com o tema ou os objetivos a serem alcançados.
Por exemplo, quando se está em uma retrospectiva em que é necessário votar rapidamente o que será discutido na reunião, a técnica do Dot Voting ou Decisão pela Maioria é a mais indicada.
Mas como manter o foco nos objetivos e ter reuniões produtivas? Existem algumas técnicas importantes que podem ser usadas, veja:
Se estabelecermos Acordos de Time a reunião pode ajudar que a reunião seja muito mais produtiva, como por exemplo: deixar o celular na mesa antes da reunião; chegar 5 minutos antes para iniciar no horário e; não existir conversas paralelas.
Iniciar a reunião com uma pauta e garantir que esta pauta seja seguida com os checkpoints ao longo dela, evita desgastes desnecessários em discussões fora da pauta e conversas paralelas.
Providencie ambientes adequados - É importante que a reunião seja sempre realizada no melhor ambiente da empresa, sem barulho e sem interrupções.
O Time Box serve para delimitar o tempo entre um item da pauta e outro, evitando assim o "efeito pipoca" - conversas paralelas quando o assunto já foi encerrado.
Também ajuda a priorizar os assuntos, fazendo com que, por exemplo, se tenha mais tempo de discussão para os assuntos complexos e de maior prioridade. Isso tudo mantém o time focado e objetivo.
Este método pode ser utilizado quando, no meio da reunião, existem discussões paralelas que não fazem parte da pauta. Você faz assim: cria um cantinho no seu quadro com post its destes temas.
Se der tempo, ao final da reunião, volte aos assuntos colocados no Parking Lot, sempre associados a um Time Box.
Se não der tempo, decida junto com o time se ainda faz sentido falar sobre tal assunto. Se fizer, marquem outra reunião somente para os itens faltantes.
O Facilitador também deve lidar com algumas disfunções que acontecem nos times. São elas: O tagarela, o brincalhão, o gerador de discussão, o ausente, o que atrapalha, etc...
Para lidar com estas disfunções, o facilitador pode usar as seguintes técnicas:
Resumidamente, já foram descritas técnicas para Manter o Time Integrado, Manter o Time Focado, lidar com as disfunções.
Agora, veja as técnicas para que o Facilitador possa interferir nos processos do Time de uma maneira sutil, são elas:
Falar a língua do Time e manter uma fundamentação comum é importante, por isso, o facilitador tem que ser um observador de cultura.
As perguntas devem ser feitas colocando todo o contexto necessário para que o Time tome a decisão.
Exemplo de pergunta sem contexto: “Agora que vocês conhecem os defeitos, qual sua decisão de melhoria?"
Exemplo de pergunta com contexto: Lembrem-se que a quantidade de defeitos vem aumentando em uma taxa de 10% e que as causas dos defeitos foram analisados. Com isso, vimos que a causa raiz é o nosso mecanismo de integração. O que vocês sugerem para diminuir a taxa de erros?”
Conforme dito acima, o facilitador precisa se manter em uma postura invisível, sem influenciar o time em qualquer aspecto.
Para uma Call to Action, as perguntas com contexto são muito mais efetivas, objetivas e claras.
Finalmente, já entendemos o que o facilitador precisa saber de técnicas para melhorar a sua empresa.
Neste sentido, acho que agora já dá para imaginar o que seria então um Facilitador, o que acha da lista abaixo? O que você incluiria?
Enfim, é isso. Ficou interessado nessas técnicas de facilitação? Conta aqui nos comentários quais técnicas você usa para melhorar as reuniões e projetos da sua empresa!
No próximo post vou falar sobre algumas experiências pessoais e profissionais destas técnicas.
Além disso, também vou mostrar para vocês um mapa mental que utilizo para apoiar times, empresas ou família a serem mais integrados, focados e sobretudo felizes.
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