Técnicas de facilitação para melhorar a sua empresa

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técnicas de facilitação

A primeira atitude para saber mais sobre técnicas de facilitação é a constante busca por conhecimento e troca de experiências. Bons cursos, workshops e tudo mais.

Por isso, o curso de Agile Facilitator com os grandes instrutores CFC e Samuel Cavalcante da K21 é uma opção completa para quem quer aprofundar seus conhecimentos em técnicas de facilitação.

As técnicas e aprendizados do curso Agile Facilitator podem e devem ser aplicadas em qualquer tipo de reunião, conversa e até em nossa postura na vida pessoal.

É preciso sempre manter esse paralelo do profissional com o pessoal, pois ser feliz é algo importante em todos os aspectos.

Diante de tudo isso, você deve estar se perguntando: mas como é possível utilizar o Agile Facilitator nessas tantas formas?

Para conhecer as técnicas, você precisa primeiro conhecer alguém. Vamos lá:

O facilitador

Uma das técnicas de agilidade é a implementação de times formados por papéis e funções. Uma delas é o facilitador.

Essa função requer habilidade em facilitar, como o próprio nome já diz.

Além de ter o conhecimento no método de trabalho, esse indivíduo precisa gostar de trabalhar em equipe e precisa pensar no bem coletivo sempre para incentivar uma comunicação automatizada.

Assim, ele ajuda a melhorar a comunicação, agregando valor para a empresa como um todo. Olha o que o facilitador pode fazer:

  • Manter o Time Integrado, mantendo uma comunicação eficaz
  • Manter o Time focado
  • Lidar com as disfunções do Time
  • Interferir com os processos do Time de maneira sutil: com perguntas
  • Estimular a Efetividade e Harmonia

Após saber mais sobre as principais funções do facilitador, é possível perceber que o Facilitador, com certeza, não é representante do Time, um intermediário e nem toma decisões pelo time. É justamente ao contrário.

É preciso que esse indivíduo exerça a sua função de forma invisível. A sua presença em uma discussão e/ou reunião deve ser imperceptível.

Mas como isto é possível, então? O Facilitador usa técnicas que podem ajudar a diminuir as barreiras de comunicação, manter o Time Integrado e gerar uma comunicação eficaz.

Tenho aqui uma lista de técnicas que geram mais e menos discussão. Olha:

1. Decisão pela maioria – Dot Voting

2. Planning Poker

3. Five Fingers

4. Buy a decision

A técnica buy a decision é uma das que gera menos discussão. Ela pode ser usada quando existe uma lista a priorizar ou quando é preciso selecionar itens de uma lista muito grande.

Como utilizar? É simples:

– Dê uma quantidade de moedas para cada jogador;

– Cada jogador  prioriza ou seleciona em ordem de importância, apostando uma quantidade de moedas em cada um dos itens da lista;

– Os itens que tiverem maior pontuação são os priorizados e/ou selecionados;

Por exemplo: usamos esta técnica aqui na ProMove para escolher os prêmios do nosso jogo, e um dos jogadores apostou todas as suas moedas (tínhamos 14 para cada integrante do time) no café, ou seja, o café foi selecionado como prêmio sem discussão.

5. Strengths and Weaknesses

A técnica de strenght and weakness é uma das técnicas que gera mais discussão em grupo.

Esse método é usado para ouvir todas as opiniões possíveis, a fim de enriquecer as ideias.

Como utilizar?

– Coloque o problema em pauta e permita que a equipe dê livremente alternativas de solução;

– Para cada alternativa, deixe que o time (nunca quem propôs a ideia) coloque as vantagens (fortalezas) e desavantagens (fraquezas).

– Faça isto para todas as alternativas.Feito isso, para tomar a decisão, uma das técnicas Dot Voting ou Buy a decision podem ser usadas.

Cada uma destas técnicas pode gerar mais ou menos discussão. Cabe ao facilitador considerar a necessidade da utilização de cada estilo, de acordo com o tema ou os objetivos a serem alcançados.

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Por exemplo, quando se está em uma retrospectiva em que é necessário votar rapidamente o que será discutido na reunião, a técnica do Dot Voting ou Decisão pela Maioria é a mais indicada.

Mas como manter o foco nos objetivos e ter reuniões produtivas? Existem algumas técnicas importantes que podem ser usadas, veja:

Estabeleça acordo de times

Se estabelecermos Acordos de Time a reunião pode ajudar que a reunião seja muito mais produtiva, como por exemplo: deixar o celular na mesa antes da reunião; chegar 5 minutos antes para iniciar no horário e; não existir conversas paralelas.

Produza pautas de reunião e checkpoints ao longo dela

Iniciar a reunião com uma pauta e garantir que esta pauta seja seguida com os checkpoints ao longo dela, evita desgastes desnecessários em discussões fora da pauta e conversas paralelas.

Providencie ambientes adequados – É importante que a reunião seja sempre realizada no melhor ambiente da empresa, sem barulho e sem interrupções. 

Utilize Time Box

O Time Box serve para delimitar o tempo entre um item da pauta e outro, evitando assim o “efeito pipoca” – conversas paralelas quando o assunto já foi encerrado.

Também ajuda a priorizar os assuntos, fazendo com que, por exemplo, se tenha mais tempo de discussão para os assuntos complexos e de maior prioridade. Isso tudo mantém o time focado e objetivo.

Utilize a Técnica do Parking Lot

Este método pode ser utilizado quando, no meio da reunião, existem discussões paralelas que não fazem parte da pauta. Você faz assim: cria um cantinho no seu quadro com post its destes temas.

Se der tempo, ao final da reunião, volte aos assuntos colocados no Parking Lot, sempre associados a um Time Box.

Se não der tempo, decida junto com o time se ainda faz sentido falar sobre tal assunto. Se fizer, marquem outra reunião somente para os itens faltantes.

Disfunções no time

O Facilitador também deve lidar com algumas disfunções que acontecem nos times.  São elas: O tagarela, o brincalhão, o gerador de discussão, o ausente, o que atrapalha, etc…

Para lidar com estas disfunções, o facilitador pode usar as seguintes técnicas:

  • Sugerir os Acordos de Time;
  • Perguntar diretamente a quem não participa;
  • Estimular a participação de outros do grupo, quando existir um membro do time tagarela;
  • Conversar separadamente ou utilizar o Parking Lot quando existe um membro do time gerador de discussão;
  • Fazer uma aproximação, um checkpoint ou agradecer ao terminar a fala quando um membro do time está brincalhão.

Resumidamente, já foram descritas técnicas para Manter o Time Integrado, Manter o Time Focado, lidar com as disfunções.

Agora, veja as técnicas para que o Facilitador possa interferir nos processos do Time de uma maneira sutil, são elas:

Fale a língua do Time

Falar a língua do Time e manter uma fundamentação comum é importante, por isso, o facilitador tem que ser um observador de cultura.

Pergunte com Contexto

As perguntas devem ser feitas colocando todo o contexto necessário para que o Time tome a decisão.

Exemplo de pergunta sem contexto: “Agora que vocês conhecem os defeitos, qual sua decisão de melhoria?”

Exemplo de pergunta com contexto: Lembrem-se que a quantidade de defeitos vem aumentando em uma taxa de 10% e que as causas dos defeitos foram analisados. Com isso, vimos que a causa raiz é o nosso mecanismo de integração. O que vocês sugerem para diminuir a taxa de erros?”

Não induza o Time

Conforme dito acima, o facilitador precisa se manter em uma postura invisível, sem influenciar o time em qualquer aspecto.

Termine sempre com o Call to Action

Para uma Call to Action, as perguntas com contexto são muito mais efetivas, objetivas e claras.

Finalmente, já entendemos o que o facilitador precisa saber de técnicas para melhorar a sua empresa.

Neste sentido, acho que agora já dá para imaginar o que seria então um Facilitador, o que acha da lista abaixo? O que você incluiria?

  • Scrum Master;
  • Guia do Time em seus Processos;
  • Criador de Visibilidade; e
  • É neutro (sei que é difícil, pois todos temos nossas opiniões, mas a neutralidade deve ser sempre uma busca constante)

Enfim, é isso. Ficou interessado nessas técnicas de facilitação? Conta aqui nos comentários quais técnicas você usa para melhorar as reuniões e projetos da sua empresa!

No próximo post vou falar sobre algumas experiências pessoais e profissionais destas técnicas.

Além disso, também vou mostrar para vocês um mapa mental que utilizo para apoiar times, empresas ou família a serem mais integrados, focados e sobretudo felizes.

About the author

Mestre em Engenharia de Sistemas e Computação pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (2009), Pós-graduada em Análise, Projeto e Gerência de Sistemas pela PUC-RJ (1999). Graduada em Informática pela Universidade Federal Fluminense (1996). Possui experiência na coordenação de projetos, gerência de métricas, gerência e implantação de fábricas de software e de um Project Management Office (PMO). É consultora na implantação de processos aderentes a ISO 9001, Métodos Ágeis e aos modelos de qualidade CMMI e MPS. Atuou na concepção e desenvolvimento de um framework na linguagem Java. Apresentou dois painéis na RioInfo sobre a TI diante da crise global (2009) e fábricas de software (2007). Recentemente foi convidada como palestrante do ScrumGathering Rio 2015. É certificada PMP e CSM. É implementadora credenciada e avaliadora líder do modelo MPS para Software e Serviços. É Avaliadora Líder do CERTICS.