Por que o limite de WIP faz toda a diferença na produtividade?

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WIP Work In Progress

Para quem usa o sistema Kanban, entender como funciona o limite de WIP é de extrema importância para alcançar a eficiência desejada. Na sigla em inglês, WIP significa Work in Progress, ou seja, trabalho em andamento.

No Kanban, os estágios de um desenvolvimento são separados em “Para fazer”, “Trabalho em Progresso” e “Finalizado”. A ideia é focar sempre primeiro em finalizar itens do que em começar novos, de forma a ter entregas constantes e evitar gargalos.

Neste artigo, vamos explicar melhor como o limite de WIP está relacionado com a produtividade e qual a importância de controlá-lo ao usar o Kanban. Acompanhe!

Qual a relação do WIP com o Kanban?

Vamos começar essa explicação relembrando brevemente como funciona o Kanban. Trata-se de uma metodologia desenvolvida pela Toyota que busca aumentar a eficiência dos processos e reduzir desperdícios, por exemplo, eliminando atividades que não agregam valor.

Em japonês, Kanban significa, literalmente, “cartão”. Um fluxo Kanban é um sistema que usa a ideia de cartões ou post-its como uma forma visual para indicar o quanto de trabalho já foi feito e o que ainda precisa ser realizado. Esta forma visual de apresentação dos trabalhos das equipes melhora a comunicação e permite organizar melhor o que deve ser feito e quando fazê-lo.

De forma resumida, um quadro de Kanban tem três colunas: o que ainda não foi iniciado, o que está sendo feito — ou seja, o WIP — e o que já foi finalizado. Quando você olha esse quadro, pode perceber como está o fluxo de trabalho como um todo e consegue antecipar gargalos e ociosidades de forma visual e rápida.

Quais os motivos para limitar e controlar o WIP?

Se você pensar em uma equipe que está desenvolvendo um projeto, existem tarefas em andamento (que podem ser iniciadas e concluídas, realizando uma entrega para o cliente), as já finalizadas e as que ainda não iniciaram.

A questão é que as pessoas tendem mais a iniciar atividades novas e desafiadoras do que a finalizar uma que já esteja em andamento e apresente pouca motivação para a pessoa trabalhar nela. Vamos ver o que acontece nesse caso. Imagine que o WIP (Trabalho em Progresso) se desdobre em três atividades: análise, desenvolvimento e homologação.

Se uma pessoa iniciar uma tarefa de desenvolvimento e finalizar essa parte, ela vai para homologação. Outro membro da equipe está homologando outra tarefa, que será finalizada. Assim, temos uma entrega e uma boa distribuição das tarefas.

Agora, imagine que esses mesmos dois colaboradores peguem duas tarefas não iniciadas. As duas vão para a coluna de análise, deixando desenvolvimento e homologação vazios e, assim, não se faz sequer uma entrega.

Por isso é que se fala na importância do limite de WIP. Limitar o WIP evita tanto gargalos quanto ociosidades em determinadas fases do processo e permite um fluxo constante de entregas.

Se o WIP não for limitado e houver um acúmulo ou falta de tarefas em determinadas etapas do trabalho, isso vai impactar os indicadores de desempenho, em especial o tempo de conclusão de uma atividade.

Assim, estabelecer limite de WIP ajuda a:

  • direcionar o foco da equipe para as entregas;
  • impedir que as tarefas se acumulem em qualquer parte do processo;
  • fazer com que a equipe entenda sua capacidade real;
  • evidenciar gargalos e ineficiências;
  • impedir que as equipes fiquem sobrecarregadas ou ociosas.

É importante ressaltar que não existe um número mágico de limite de WIP. Isso vai depender da complexidade de cada tarefa, de quanto tempo ela leva para ser executada, do tamanho do seu time e da capacidade de produção dele.

Por isso, no começo, o limite de WIP vai ser mais uma estimativa, que será aperfeiçoada conforme você entender melhor como essas variáveis se comportam. O ideal é que o limite seja um número ligeiramente “desconfortável”, ou seja, que obrigue a tomar decisões, considerando as prioridades e os custos de adiar cada tarefa.

Como usar os limites de WIP para aumentar a produtividade?

Aumentar a produtividade, muitas vezes, não significa produzir mais rápido, mas de forma mais eficiente. É isso que está no cerne das metodologias ágeis, incluindo o Kanban.

Nesse sentido, estabelecer limite de WIP é uma das formas de reduzir o tempo do ciclo e otimizar o fluxo de trabalho. A ideia é simples: pare de começar e comece a terminar. Os limites de WIP estimulam que se termine o trabalho que já está em andamento antes de introduzir mais trabalho no fluxo.

Isso porque quanto mais trabalho a equipe tenta fazer simultaneamente, mais difícil é levar o trabalho para a linha de chegada. Assim, estabelecer limites de WIP ajuda a eliminar perdas e desperdícios do processo. Vale lembrar que, no conceito Lean, desperdício é qualquer coisa que não agregue valor ao cliente ou represente sobrecarga de pessoas e equipamentos, além de atividades sendo realizadas sem padronização.

Por isso, a primeira coisa a fazer é mapear o fluxo de trabalho e colocá-lo em um quadro de Kanban, que pode ser físico ou um sistema tipo o Trello. Em seguida, determine o limite de WIP inicial e monitore. Depois de algum tempo, provavelmente você vai precisar fazer uma sintonia fina nesse limite.

Monitorando o quadro de Kanban continuamente você começará a identificar onde estão os gargalos e ociosidades e poderá agir para solucioná-los. Por exemplo, quando diversos itens ficam parados em uma coluna por vários dias, você já sabe que tem um gargalo.

Muitas vezes, os gargalos ou ociosidades ocorrem quando os limites de WIP estão muito altos. Lembre-se: eles devem ser apertados o suficiente para que não haja espaço para essa situação. Gargalos e ociosidades apontam para a existência de desperdícios. Os mais comuns são:

  • defeitos que levam a retrabalho;
  • atrasos ou tempo gasto esperando por alguma coisa;
  • falta de comunicação;
  • detalhamento insuficiente nas requisições.

Encontrar as causas e soluções do desperdício requer um trabalho de equipe, que deve levar a um ajuste no fluxo de trabalho ou no limite de WIP.

Se você precisa de ajuda com metodologias ágeis, como Scrum e Kanban, a ProMove conta com consultores especializados que aplicam um conjunto de práticas relacionadas a diferentes dimensões dos conhecimentos ágeis. Com a implantação de práticas ágeis, ajudamos nossos clientes a:

  • reduzir custos de desenvolvimento;
  • otimizar a utilização de recursos humanos, eliminando perdas e desperdícios;
  • melhorar a qualidade da entrega ao cliente;
  • aumentar a precisão no prazo de entrega;
  • implantar processos ágeis que diminuam a burocracia e favoreçam o desenvolvimento de equipes de alto desempenho.

Agora você já entende como funciona o limite de WIP, sabe como ele atua dentro do sistema Kanban e qual o seu impacto na produtividade.

Ficou interessado? Entre em contato com a ProMove e converse com um de nossos consultores!

Sobre o Autor

Consultor em Melhoria de Processos na ProMove. Doutor em Engenharia de Sistemas e Computação pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (2010), Mestre em Engenharia de Sistemas e Computação pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (2003) e graduado em Ciência da Computação pela Universidade Federal da Bahia (2000). Possui experiência em melhoria de processos, gerência de projetos e coordenação de equipes de consultoria. É consultor na implantação de processos aderentes aos modelos de qualidade CMMI e MPS. Atuou na concepção/desenvolvimento de um framework na linguagem .Net. É certificado ITIL v3 Foundation. É instrutor credenciado dos cursos de capacitação do modelo MPS. É implementador credenciado do modelo MPS para Software e MPS para Serviços. É avaliador líder experiente do modelo MPS para Software e Serviços. É avaliador líder do modelo CERTICS.