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Escrito por: David Zanetti

Quando: 9 de junho de 2020

5 Dicas para manter a agilidade nos processos

A agilidade nos processos é fator chave para o ganho de produtividade e manutenção de uma rotina ágil de trabalho, de modo que a empresa possa atender aos seus prazos e compromissos, gerando valor para gestores, colaboradores e clientes.

Acima de tudo, agilidade é um diferencial, que só será obtido com uma gestão focada na qualificação permanente dos processos. Para isso, eles precisam ser continuamente mapeados e a cultura da empresa deve ser voltada para melhorias e inovação, o que passa pela conscientização e treinamento das equipes nesse sentido.

Além disso, é preciso que se estabeleçam mecanismos de monitoramento e controle dos resultados, que sejam capazes de produzir indicadores que reflitam o desempenho das soluções adotadas e ajudem na identificação de procedimentos e rotinas deficientes.

Para tanto, há algumas soluções universais que devem ser adotadas pela sua empresa. Trataremos aqui de cinco dessas soluções, mostrando como elas contribuirão para a agilidade nos processos.

 

1. Implante um software de gestão


O software de gestão é uma solução antiga e já bastante consolidada no mercado. A tarefa mais difícil é a escolha daquele que se adapta às necessidades da empresa, entregando a melhor relação custo-benefício.

Um software de gestão molda toda a rotina da empresa para que ela se torne ágil, a começar pela capacidade de planejamento proporcionada pelos relatórios gerenciais. Eles permitem aos gestores terem uma visão tanto global de suas áreas, quanto de aspectos mais específicos do negócio.

Assim é possível tomar decisões com mais rapidez e assertividade, mas o software transforma, ainda, a própria organização e as rotinas, tornando-as mais limpas, simples, práticas e ágeis. Com a melhor organização, integração e comunicação entre as áreas e equipes, os processos fluirão com mais naturalidade.

 

2. Invista em automação


A automação de processos elimina trabalhos manuais e transforma o próprio perfil da equipe, que se tornará menos burocrática e mais transformadora, fortalecendo a cultura empreendedora e inovadora da organização.

Além disso, com processos automáticos, o risco de erros humanos diminui sensivelmente, reduzindo o retrabalho e, consequentemente, o desperdício de tempo. Se isso incluir integração digital com parceiros estratégicos, melhor ainda serão os resultados em termos de ganho de agilidade nos processos comerciais.

 

3. Utilize sistemas em nuvem


O grande benefício dos sistemas em nuvem é permitir que as equipes compartilhem as mesmas informações, mesmo que à distância.

Um vendedor na rua, uma vez que conectado ao estoque da empresa, tem condições de tirar um pedido sem risco de erros, diretamente por meio de seu smartphone. Da mesma forma, um gestor varejista pode controlar em tempo real, por meio do software de gestão, diversos aspectos do negócio, podendo tomar decisões que exijam urgência mesmo estando à distância.

Tudo isso contribui para agilizar processos de compra, venda, gestão de estoque e marketing. Sem contar que a empresa não fica refém dos servidores, parando junto com eles quando houver panes, erros ou paradas para manutenção.

 

4. Treine e Delegue


Um dos problemas que engessa uma empresa é a falta de autonomia de quem está na linha de frente. A empresa que quer ser competitiva precisa investir em uma política de RH que considere a capacidade crítica e a iniciativa como atributos essenciais.

Com colaboradores capazes e bem treinados, será possível delegar autoridade aos mesmos para que tomem decisões e não sobrecarregue seus gestores. É fundamental, no entanto, que a empresa adquira a cultura de treinar continuamente seus funcionários.

 

5. Determine prioridades


Toda empresa precisa ser capaz de identificar seus processos chave, aqueles que são essenciais para manter a operação.

Isso será fundamental para situações como a migração de softwares, habilitando a adoção de metodologias ágeis no desenvolvimento e na priorização da ativação de módulos essenciais. Com isso, a empresa evita estagnar processos vitais para a manutenção da operação.

Essa visão de prioridades ajuda, inclusive, na utilização mais racional de recursos, um benefício inerente à estratégia ágil, e mesmo essa melhor utilização dos recursos financeiros contribui para a agilidade no desenvolvimento e na implantação de novas soluções.

A adoção da estratégia ágil não deve se restringir às intervenções tecnológicas, mas se estender a todos os setores da empresa, buscando capacidade de resposta às mudanças, colaboração com clientes e prioridade para as interações entre os indivíduos em relação às ferramentas e processos.

 

Comece já a investir em agilidade nos processos


Adotando essas cinco soluções você estará conferindo à sua empresa, por meio de processos ágeis, maior competitividade, com otimização de recursos financeiros, tecnológicos e humanos, redução de desperdícios, aumento da produtividade e da lucratividade.

Comece já. Comece mapeando e revendo seus processos internos.

Se você ficou curioso em saber mais sobre as metodologias ágeis e como elas podem beneficiar seu negócio, sugerimos a leitura deste artigo para você se aprofundar mais no tema.

 

David Zanetti

Sua expertise abrange desde a aplicação das melhores práticas do CMMI até o gerenciamento ágil de projetos, melhoria de processos e otimização de fluxos de trabalho, conduzindo as empresas a alcançarem resultados excepcionais.

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