BPM ou Gerenciamento de Processos de Negócio: o que é e como utilizar?

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Gerenciamento de Processos de Negócio ou BPM

A alta competitividade do mercado atual exige das empresas um bom gerenciamento de seus processos, caso queiram se destacar no mercado. Isso implica compreender, avaliar e otimizar os processos de negócios não apenas para aprimorar o desempenho operacional, mas também para garantir a sobrevivência no mercado. Nesse sentido, o Gerenciamento de Processos de Negócio (Business Process Management – BPM) surge como uma estratégia para aumentar a eficiência e melhorar os resultados nos diversos segmentos.

O que é BPM?

O Gerenciamento de Processo de Negócio – BPM é um conjunto de práticas organizacionais de análise e otimização de processos que visam impulsionar as operações de uma empresa. O objetivo é agilizar processos repetitivos do cotidiano e eliminar os gargalos que acabam atrasando a execução das tarefas.

Todo o processo de negócio deve oferecer suporte aos outros, de modo que todos funcionem em conjunto e alinhados às estratégias de negócio para agregar valor para a empresa e para o cliente. Por essa razão, o BPM acaba indo além de um conjunto de práticas, pois deve ser visto como uma mudança de visão e de paradigmas que alcança a organização como um todo.

Atualmente, esse gerenciamento não é mais feito com base em hipótese ou suposições. Com o uso de dados e uma variedade de ferramentas avançadas de tecnologia, é possível monitorar o andamento dos processos com mais rapidez e agilidade, o que facilita a análise e a alteração por parte dos gestores, que se utilizam da observação de dados reais para tomar decisões assertivas.

Como usar o BPM?

O gerenciamento de processos funciona por meio de ciclos, que devem ser estruturados e implementados adequadamente, seguindo as seguintes etapas:

Planejamento e Diagnóstico

Consiste em identificar e definir os processos que sustentam a organização e os usuários envolvidos. É preciso observar a estrutura atual e traçar o plano de como os processos devem ser organizados e de como as melhorias podem ser implementadas a partir dos dados. 

Análise 

Depois de coletadas todas as informações necessárias sobre o funcionamento dos processos, é preciso analisá-las com o intuito de identificar as falhas e os gargalos que prejudicam o bom andamento das rotinas e propor soluções para o aprimoramento, mensurando os impactos do seu funcionamento nos resultados da empresa.  É nesta etapa que a automatização já pode ser pensada como solução para algumas falhas.

Design

Após identificar as falhas e entender as necessidades da empresa, é preciso representar graficamente a visão de futuro, que é o novo estado do processo, descrevendo a maneira como as atividades serão organizadas, quais as direções e as regras que seguirão em prol do objetivo final. 

Simulação

É uma etapa muito importante, pois possibilita a simulação de toda a proposta de mudança nos fluxos de trabalho, incluindo as pessoas envolvidas e as ferramentas a serem utilizadas. Isso reduz as incertezas da nova implementação, já que é feita uma verificação prévia sobre o funcionamento da proposta e das possíveis inconsistências.

Execução

Após realizados os devidos testes, é hora de executar os processos de fato. Nessa etapa, o dia a dia da empresa já conta com a implementação das mudanças, cujo funcionamento se dá pelas ferramentas adequadas, novas políticas operacionais e uma equipe preparada para entrar em ação.

Monitoramento e Controle

Nesta etapa, os processos são monitorados e controlados conforme segue o fluxo de trabalho. As métricas, os indicadores de desempenho e os relatórios são ferramentas que fornecem dados para eliminar os gargalos e mensurar a eficiência e o progresso.

Otimização e Refinamento

A última etapa do ciclo consiste na implementação de práticas de melhoria contínua. É importante observar o que ainda pode ser alterado para aprimorar os fluxos de trabalho e torná-los mais eficientes. 

É uma espécie de refinamento, que identifica as melhorias a serem implementadas a partir dos insumos resultantes de todo o processo.  Esse passo é muito importante para a definição de novas metas e rotinas, as quais contribuirão continuamente na otimização dos fluxos de trabalho e na performance de todas as áreas da empresa.

Como o BPM pode ajudar sua empresa?

O BPM possui como objetivos aumentar a performance dos processos da organização e entregar valor para o cliente. Ter esse tipo de visão refletindo em práticas eficientes voltadas para resultados traz diversos benefícios para as organizações, dentre eles:

  • Transparência e compreensão dos processos: Todos os colaboradores têm acesso a documentação e ao desenho dos processos, o que ajuda a aumentar a familiaridade e conhecimento de seus papéis em cada atividade.
  • Redução de custos: Devido a automatização e simplificação.
  • Produtividade: A padronização e a eliminação de falhas aumentam significativamente a produtividade.
  • Redução de erros: O aperfeiçoamento contínuo e o monitoramento dos resultados diminuem os erros.
  • Eficiência: Os processos ficam mais ágeis, mais assertivos e com rapidez de respostas.
  • Satisfação do cliente: Os problemas que podem impactar os clientes são reduzidos, como atrasos na entrega ou falhas de comunicação.
  • Satisfação do funcionário: A eliminação de trabalhos repetitivos e aumento da eficiência nos processos tornam o trabalho mais agradável para os funcionários.

Próximos passos com o BPM

A implementação do BPM nem sempre é simples, pois é preciso observar e seguir todas as etapas do ciclo adequadamente. Em paralelo, também é preciso escolher as ferramentas de melhoria e os softwares compatíveis com as necessidades da empresa e seu modelo de gestão. 

Além disso, é importante contar com uma boa equipe, que será devidamente treinada para que todos possam fazer bom uso do BPM e melhorar significativamente os resultados da organização.

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About the author

Mestre em Sistemas de Informação pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (2013-2015). Graduado em Ciência da Computação pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (2012). Atua desde 2011 em projetos de consultoria em melhoria de processos de gestão e engenharia de software. É implementador certificado do modelo MPS para Software e Serviços e avaliador adjunto do MPS para Software.