Cuidados que você precisa ter na hora de fazer a migração do sistema de gestão

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Migração do Sistema de Gestão

A migração do sistema de gestão atual para um novo é uma decisão estratégica, que impactará em diversos aspectos do seu negócio. É por essa razão que tal mudança deve ser cercada de todos os cuidados, desde a preservação da integridade das informações à análise prévia do retorno sobre o investimento.

É mandatório que a empresa faça um planejamento minucioso, que identifique os custos e os benefícios da migração de sistema. A relação custo-benefício está na gênese de qualquer mudança. Caso a análise não seja bem feita, pode haver arrependimentos. Da mesma forma que estruturar um cronograma viável e que atenda às necessidades da empresa é imprescindível para que a atividade da mesma não seja prejudicada, acarretando prejuízos desnecessários.

De todo modo, vivemos a reboque das mudanças carreadas pela tecnologia, que levam nossos sistemas a ficarem obsoletos rapidamente, tendo seu ciclo de vida encurtado. Há situações em que a falta de escalabilidade do sistema acaba inviabilizando a adaptação às novas necessidades, restando como alternativa a migração.

Da mesma forma, empreendimentos bem concebidos tendem a crescer e rapidamente demandar novas rotinas. Planejar um software que seja capaz de prever demandas futuras não é fácil, até porque mudanças estratégicas podem ocorrer no meio do percurso, levando à necessidade de se buscar novas soluções.

Escolha um novo sistema que instrumentalize sua estratégia de longo prazo

Mesmo assim, um dos aspectos chave para uma migração bem sucedida é a leitura do seu negócio no longo prazo.

O novo sistema deve ser capaz de atender a essa visão estratégica de longo prazo, de modo a aumentar sua vida útil. Até porque as mudanças trazem alto custo para a empresa, não só o financeiro, mas também o custo de adaptação à nova solução.

Um bom exemplo é a capacidade do sistema de se integrar a outras tecnologias, já que vivemos a era da integração e da automação digital, que estão intimamente ligadas. Quem se antecipou a esse momento previu que as ERPs deveriam ter capacidade de se integrar a múltiplos canais de vendas e relacionamento. Nos dias atuais, não há, por exemplo, quem possa prescindir da integração contábil como ferramenta de automação, gestão de custos e planejamento estratégico.

Devemos atentar para essa necessidade de olhar para o futuro, tentando antever quais funcionalidades devem estar presentes no sistema ou previstas em uma proposta de escalabilidade do novo sistema de gestão.

Analise com realismo se vale a pena

Ao mesmo tempo, os benefícios da migração devem ser realistas e mensuráveis. É, portanto, preciso mensurar os ganhos que serão obtidos em:

  • produtividade;
  • custos;
  • relacionamento com os clientes;
  • lucratividade;
  • agilidade no planejamento;
  • organização;
  • controle.

Ao mesmo tempo, é preciso analisar os custos da migração e da operacionalização no novo sistema. Compare o custo com os benefícios, rateando os recursos financeiros investidos na migração por um período de cinco a dez anos. Veja, enfim, se o resultado dessa análise é realmente encorajador do ponto de vista do retorno do investimento.

Contrate uma empresa ou profissionais especializados em migração de sistemas

Uma vez que você esteja realmente certo de que a migração de sistema vai trazer benefícios reais para o seu negócio, um passo de suma importância é a escolha da empresa ou dos profissionais que farão o processo.

A migração não pode dar errado. É uma operação que envolve risco de perda de informações e, no caso mais grave, de travar em um gargalo.

Profissionais capacitados farão toda a análise e planejamento necessários para que haja segurança na migração. Com uma modelagem de dados correta, toda a informação armazenada no sistema atual será transferida para o novo sistema de gestão, com a integridade da mesma preservada.

Bons profissionais saberão identificar a necessidade de transformar alguns dados para que eles atendam às especificações do sistema de destino. Além disso, saberão criar um planejamento que atenda às necessidades relacionadas à manutenção da atividade da empresa durante o processo de migração de dados.

Um exemplo de medida que pode ser tomada, visando evitar mudanças bruscas ou paralisação das rotinas é a migração por módulos ou etapas. Nesse caso, o sistema é dividido em células, que podem ser emigradas individualmente, de acordo com a definição de prioridades, seguindo a filosofia da metodologia ágil. Fazendo dessa forma, podem ser testadas e validadas no novo sistema.

Esse é só um dos métodos de migração. Além da migração por módulos, existe a migração direta, com transferência de uma só vez de todos os dados; piloto, com utilização de unidade teste, e paralelo, em que os dois sistemas operam simultaneamente, até que haja confiança total para a troca definitiva.

Só uma empresa ou profissional qualificado em migração de sistema de gestão poderá definir qual o melhor método, aquele que se alinhe à sua necessidade estratégica, administrativa e operacional.

Etapas de um projeto de migração de dados

É importante que você visualize a complexidade dos detalhes inerentes a um projeto de migração de sistema, o que vai reforçar o reconhecimento da necessidade de se buscar empresas e profissionais altamente qualificados para planejar e conduzir seu processo de migração.

Para isso, segue, de forma resumida, a relação das etapas a serem seguidas na realização do projeto.

Plano de Migração de Dados

É o momento em que são levantados os requisitos operacionais e de negócios que impactarão e serão impactados na transferência de dados.

Esse levantamento gerará um plano de projeto, que conterá as diretrizes gerais relativas a migração, programação, recursos necessários, requisitos técnicos e estratégicos, expectativas e resultados finais.

Detalhamento das rotinas de migração

Consiste na definição das fontes de dados a serem transferidas e sua origem, das rotinas e do mapeamento dos itens dos sistemas de origem e destino.

Detalhamento dos planos de teste

É a etapa em que são definidos todos os requisitos que precisam ser atendidos na migração e o respectivo programa de testes.

Na fase de testes serão avaliados diversos resultados, dentre os quais se os atributos de sistema foram devidamente migrados e se a quantidade de registros metadatados no sistema de gestão novo equivale ao do sistema antigo.

Migração de Dados

Essa é a etapa em que é feita a migração. A integridade dos dados é a principal preocupação, de modo que uma das iniciativas a ser tomada é a realização de backups.

Mesmo com o backup, a fase de migração é marcada pelo controle de cumprimento de todos os requisitos de integridade dos dados.

Testes

É a fase em que o resultado da migração é analisado. É quando o plano de testes é executado, buscando validar os resultados e levantar as não conformidades.

Planejamento e precisão é a receita

Para concluir, devemos reiterar a importância do binômio planejamento / precisão para o sucesso de uma migração de sistemas de gestão.

Recapitulando, o planejamento começa pela análise da relação custo benefício da mudança e do retorno do investimento. O maior de todos os erros é optar pelo upgrade sem colher benefícios que justifiquem o custo e os riscos de uma migração de sistema.

O planejamento tem continuidade com a formulação do plano para a migração dos dados, em que a precisão deve ser perseguida, de modo que a integridade das informações seja preservada.

Enfim, reconhecer a complexidade e os riscos de uma decisão tão importante para o desempenho da empresa é o ponto de partida para uma gestão adequada do projeto.

Vale ressaltar que estas recomendações não se restringem apenas a migração de sistemas de gestão, mas podem ser úteis para ajudar na migração de outros tipos de sistemas como sistemas de apoio a operação de serviços entre outros.

Obrigado por ter vindo conosco até aqui. Esperamos que a leitura tenha sido realmente útil para você. Se ficou com alguma dúvida sobre o assunto ou quiser saber mais sobre melhoria de processos, entre em contato com nossos consultores!

Sobre o Autor

Consultor em Melhoria de Processos na ProMove. Doutor em Engenharia de Sistemas e Computação pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (2010), Mestre em Engenharia de Sistemas e Computação pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (2003) e graduado em Ciência da Computação pela Universidade Federal da Bahia (2000). Possui experiência em melhoria de processos, gerência de projetos e coordenação de equipes de consultoria. É consultor na implantação de processos aderentes aos modelos de qualidade CMMI e MPS. Atuou na concepção/desenvolvimento de um framework na linguagem .Net. É certificado ITIL v3 Foundation. É instrutor credenciado dos cursos de capacitação do modelo MPS. É implementador credenciado do modelo MPS para Software e MPS para Serviços. É avaliador líder experiente do modelo MPS para Software e Serviços. É avaliador líder do modelo CERTICS.