A migração do sistema de gestão atual para um novo é uma decisão estratégica, que impactará em diversos aspectos do seu negócio. É por essa razão que tal mudança deve ser cercada de todos os cuidados, desde a preservação da integridade das informações à análise prévia do retorno sobre o investimento.
É mandatório que a empresa faça um planejamento minucioso, que identifique os custos e os benefícios da migração de sistema. A relação custo-benefício está na gênese de qualquer mudança. Caso a análise não seja bem feita, pode haver arrependimentos. Da mesma forma que estruturar um cronograma viável e que atenda às necessidades da empresa é imprescindível para que a atividade da mesma não seja prejudicada, acarretando prejuízos desnecessários.
De todo modo, vivemos a reboque das mudanças carreadas pela tecnologia, que levam nossos sistemas a ficarem obsoletos rapidamente, tendo seu ciclo de vida encurtado. Há situações em que a falta de escalabilidade do sistema acaba inviabilizando a adaptação às novas necessidades, restando como alternativa a migração.
Da mesma forma, empreendimentos bem concebidos tendem a crescer e rapidamente demandar novas rotinas. Planejar um software que seja capaz de prever demandas futuras não é fácil, até porque mudanças estratégicas podem ocorrer no meio do percurso, levando à necessidade de se buscar novas soluções.
Mesmo assim, um dos aspectos chave para uma migração bem sucedida é a leitura do seu negócio no longo prazo.
O novo sistema deve ser capaz de atender a essa visão estratégica de longo prazo, de modo a aumentar sua vida útil. Até porque as mudanças trazem alto custo para a empresa, não só o financeiro, mas também o custo de adaptação à nova solução.
Um bom exemplo é a capacidade do sistema de se integrar a outras tecnologias, já que vivemos a era da integração e da automação digital, que estão intimamente ligadas. Quem se antecipou a esse momento previu que as ERPs deveriam ter capacidade de se integrar a múltiplos canais de vendas e relacionamento. Nos dias atuais, não há, por exemplo, quem possa prescindir da integração contábil como ferramenta de automação, gestão de custos e planejamento estratégico.
Devemos atentar para essa necessidade de olhar para o futuro, tentando antever quais funcionalidades devem estar presentes no sistema ou previstas em uma proposta de escalabilidade do novo sistema de gestão.
Ao mesmo tempo, os benefícios da migração devem ser realistas e mensuráveis. É, portanto, preciso mensurar os ganhos que serão obtidos em:
Ao mesmo tempo, é preciso analisar os custos da migração e da operacionalização no novo sistema. Compare o custo com os benefícios, rateando os recursos financeiros investidos na migração por um período de cinco a dez anos. Veja, enfim, se o resultado dessa análise é realmente encorajador do ponto de vista do retorno do investimento.
Uma vez que você esteja realmente certo de que a migração de sistema vai trazer benefícios reais para o seu negócio, um passo de suma importância é a escolha da empresa ou dos profissionais que farão o processo.
A migração não pode dar errado. É uma operação que envolve risco de perda de informações e, no caso mais grave, de travar em um gargalo.
Profissionais capacitados farão toda a análise e planejamento necessários para que haja segurança na migração. Com uma modelagem de dados correta, toda a informação armazenada no sistema atual será transferida para o novo sistema de gestão, com a integridade da mesma preservada.
Bons profissionais saberão identificar a necessidade de transformar alguns dados para que eles atendam às especificações do sistema de destino. Além disso, saberão criar um planejamento que atenda às necessidades relacionadas à manutenção da atividade da empresa durante o processo de migração de dados.
Um exemplo de medida que pode ser tomada, visando evitar mudanças bruscas ou paralisação das rotinas é a migração por módulos ou etapas. Nesse caso, o sistema é dividido em células, que podem ser emigradas individualmente, de acordo com a definição de prioridades, seguindo a filosofia da metodologia ágil. Fazendo dessa forma, podem ser testadas e validadas no novo sistema.
Esse é só um dos métodos de migração. Além da migração por módulos, existe a migração direta, com transferência de uma só vez de todos os dados; piloto, com utilização de unidade teste, e paralelo, em que os dois sistemas operam simultaneamente, até que haja confiança total para a troca definitiva.
Só uma empresa ou profissional qualificado em migração de sistema de gestão poderá definir qual o melhor método, aquele que se alinhe à sua necessidade estratégica, administrativa e operacional.
É importante que você visualize a complexidade dos detalhes inerentes a um projeto de migração de sistema, o que vai reforçar o reconhecimento da necessidade de se buscar empresas e profissionais altamente qualificados para planejar e conduzir seu processo de migração.
Para isso, segue, de forma resumida, a relação das etapas a serem seguidas na realização do projeto.
É o momento em que são levantados os requisitos operacionais e de negócios que impactarão e serão impactados na transferência de dados.
Esse levantamento gerará um plano de projeto, que conterá as diretrizes gerais relativas a migração, programação, recursos necessários, requisitos técnicos e estratégicos, expectativas e resultados finais.
Consiste na definição das fontes de dados a serem transferidas e sua origem, das rotinas e do mapeamento dos itens dos sistemas de origem e destino.
É a etapa em que são definidos todos os requisitos que precisam ser atendidos na migração e o respectivo programa de testes.
Na fase de testes serão avaliados diversos resultados, dentre os quais se os atributos de sistema foram devidamente migrados e se a quantidade de registros metadatados no sistema de gestão novo equivale ao do sistema antigo.
Essa é a etapa em que é feita a migração. A integridade dos dados é a principal preocupação, de modo que uma das iniciativas a ser tomada é a realização de backups.
Mesmo com o backup, a fase de migração é marcada pelo controle de cumprimento de todos os requisitos de integridade dos dados.
É a fase em que o resultado da migração é analisado. É quando o plano de testes é executado, buscando validar os resultados e levantar as não conformidades.
Para concluir, devemos reiterar a importância do binômio planejamento / precisão para o sucesso de uma migração de sistemas de gestão.
Recapitulando, o planejamento começa pela análise da relação custo benefício da mudança e do retorno do investimento. O maior de todos os erros é optar pelo upgrade sem colher benefícios que justifiquem o custo e os riscos de uma migração de sistema.
O planejamento tem continuidade com a formulação do plano para a migração dos dados, em que a precisão deve ser perseguida, de modo que a integridade das informações seja preservada.
Enfim, reconhecer a complexidade e os riscos de uma decisão tão importante para o desempenho da empresa é o ponto de partida para uma gestão adequada do projeto.
Vale ressaltar que estas recomendações não se restringem apenas a migração de sistemas de gestão, mas podem ser úteis para ajudar na migração de outros tipos de sistemas como sistemas de apoio a operação de serviços entre outros.
Obrigado por ter vindo conosco até aqui. Esperamos que a leitura tenha sido realmente útil para você. Se ficou com alguma dúvida sobre o assunto ou quiser saber mais sobre melhoria de processos, entre em contato com nossos consultores!
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