Conheça o WIP e saiba como aproveitá-lo na sua empresa!

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WIP Work In Progress

WIP existe em qualquer contexto de trabalho em que há segmentação da entrega de valor em etapas. Seja uma agência de marketing, um time de desenvolvimento, um hospital, etc. Todos possuem etapas e todos possuem WIP.

WIP é a sigla em inglês para Work In Progress (trabalho em progresso), é o termo usado para definir o trabalho parcialmente concluído.

Estão em WIP todas as ações que já foram iniciadas, mas ainda não concluídas. E se você está curioso para verificar aplicações práticas, este artigo é para você.

WIP na prática

Imagine um processo com as etapas: “para fazer”, “em andamento”, “em revisão”, e “concluído”.

O WIP está representado pelas colunas em andamento e em revisão, pois são as fases que estão em andamento. Ou seja, no exemplo acima, temos como WIP total 5.

Por que um WIP longo é prejudicial?

Medir o WIP permite aos stakeholders saberem quanto de trabalho existe iniciado, mas ainda não concluído, ou seja: ainda não possível de ser entregue ou utilizado.

Ter um Work In Progress longo fará com que haja gasto de horas produtivas sem retorno breve, diminuirá a assertividade devido ao tempo de espera, e prejudicará os indicadores de produtividade.

Por isso é importante limitar a quantidade de atividades em andamento. Ou seja, ter um limite para o WIP tornará o processo mais barato, simples e ágil. Vejamos o porquê.

Perda de horas produtivas

Com a medição do WIP, é possível dizer quanto de dinheiro está parado. Toda produção envolve o uso de matéria-prima e tempo (custo de horas) para entregar valor. Seja o desenvolvimento de um produto ou de um serviço, há a inserção de recursos para transformá-lo em algo de valor que seja comercializado.

Trabalhos em andamento e, portanto, inacabados, ainda não podem ser comercializados. Um WIP longo levará ao acúmulo de produção em que houve aplicação de recursos, mas não é possível concretizar o lucro sobre a comercialização.

Para obter um WIP curto, você pode “quebrar” entregas maiores em menores e limitar a quantidade de atividades em andamento.

Diminuição da assertividade

Definir um limite para o WIP permite que haja foco na entrega das atividades e evita o multitasking (execução de várias atividades ao mesmo tempo).

Acontece que ninguém é capaz de executar várias atividades ao mesmo tempo, e antes que você pense: “eu conheço várias pessoas que fazem diversas coisas ao mesmo tempo”, na verdade o que elas fazem na prática é trocar rapidamente entre atividades e isso traz prejuízos.

Além da mudança de contexto diminuir a produtividade, a execução de várias tarefas simultaneamente diminui a percepção e o senso de completude das coisas.

Permitir apenas um número específico em WIP significa proteger sua equipe das ciladas do multitasking.

Perda de produtividade

Quando uma equipe limita o WIP é impossível começar algo antes que outra coisa acabe. O WIP permite evitar desperdícios. Por exemplo: em vez de ter seis itens pela metade e nenhum completo, ter dois itens completos e dois em andamento.

Essa prática permite ao gestor identificar gargalos em um processo, e com isso promover melhorias.

Com a ideia de WIP limitado, antes de começar coisas novas é preciso concluir atividades. Os limites podem ser expressos em cada coluna do processo.

As colunas “em andamento” e “revisão” juntas, possuem um WIP 4, e a coluna de validação possui WIP 1.

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Práticas como essa trarão a percepção de entrega contínua e diminuição de mudança de contexto.

Como acelerar o WIP da empresa

Agora você deve estar se perguntando: como posso acelerar o work in progress (WIP) da empresa? Que tipo de práticas posso adotar para tornar meu WIP acelerado?

Ações práticas para acelerar o WIP:

Adote metodologia ágeis

Metodologias ágeis são uma alternativa à gestão clássica de projetos.Elas  surgiram em equipes de desenvolvimento de software, contudo podem ser aplicadas a qualquer contexto. As metodologias ágeis ajudam equipes a lidarem com imprevisibilidades, entrega incremental e ciclos de melhoria contínua, e todas essas ações beneficiarão  o WIP.

Kanban e Scrum são exemplos de metodologias ágeis que podem ajudá-lo a ter um WIP curto e eficiente.

Para entender as diferenças entres as metodologias supracitadas, veja nosso artigo Scrum e Kanban saiba o que é e quais as diferenças.

Converse com a equipe

Não existe um número padrão para o WIP, cada equipe/empresa precisa avaliar o seu contexto e definir os limites de trabalho em andamento.

É importante que a definição do limite de WIP seja feita em equipe, pois além de diminuir a resistência e aumentar o compromisso dos envolvidos, permitirá outros pontos de vista que são fundamentais para definição do quanto de WIP por vez a equipe terá.

Lembre-se: o acordado nunca é caro.

Revise o processo

Nenhum processo é tão bom que não possa ser melhorado, assim como nenhum processo é ruim que não possa ser usado.

Revisar seu processo periodicamente permitirá identificar melhorias e evoluções que ajudarão a acelerar o movimento de itens em andamento para concluído.

Os limites do WIP também podem ser revisados todas as vezes que novas pessoas são adicionadas ou removidas da equipe ou novas tecnologias são inseridas.

Use a tecnologia em favor do WIP

O uso de softwares permitirá que seu time acompanhe as demandas em cada fase do processo e respeitem os limites do WIP, como o Trello.

O Trello é uma ótima solução que utiliza metodologia Kanban e permite que o time crie quadros para gestão de processos. A aderência a prazos de entrega será incentivada com um trabalho mais colaborativo. Com poucos cliques, o gestor consegue criar listas divididas em cartões, que são distribuídos para toda a equipe.

Veja um exemplo de uso do Trello

Trello

Existem diversas outras soluções que também podem ajuda-lo, alguns deles destacam inclusive o tempo que as atividades ficam em cada fase do processo, assim é possível identificar melhor a vazão e quanto de WIP tornar-se concluído em um ciclo, ou quanto de WIP está em andamento, como é o caso do Jira Software.

Veja um exemplo de uso do Jira

Jira Exemplo

Jira Exemplo 2

Jira Exemplo 3

 

Conclusão

Tenha em mente a importância de medir o WIP e torna-lo curto e eficiente para evitar ter “dinheiro parado” em seu ciclo de produção.

Fazer com que o trabalho em andamento tenha uma boa vazão exige coordenar pessoas, processos e tecnologia para uma entrega ágil e contínua. A Promove atua ajudando empresas a melhorar a forma como elas entregam serviço.

Me manda um e-mail (endereço de email do autor) e saiba com sua empresa pode ter:

  • Eliminação do retrabalho das equipes
  • Redução dos defeitos e falhas em produção
  • Agilidade nas entregas de software e serviços
  • Visibilidade do esforço, prazo e custo dos trabalhos

E podemos conversar melhor sobre as opções existentes e como a Promove pode te ajudar. Ou, se preferir, deixa um comentário aqui no blog!

Sobre o Autor

Bacharel em Jornalismo pela Universidade Veiga de Almeida. Apaixonada pelo poder de atração que a comunicação possui, constantemente ligada à redes sociais e web. Insaciável curiosidade para aprender e obter sempre novas ideias. Atualmente é Analista de Marketing da ProMove Soluções.