A Chemtech, empresa brasileira do grupo Siemens, implantou processos aderentes ao CMMI-DEV Nível 3 e MPS.BR Nível C. O objetivo era melhorar a qualidade dos processos e reduzir custos. Para isso, a empresa precisava definir os processos de acordo com a cultura da organização. Buscavam por inovação e agilidade.
Segmento – Oferece soluções e prestação de serviços em digitalização, TI e engenharia – tanto no Brasil quanto no exterior – com foco em Indústrias de Processo.
Porte – Grande
Objetivo – Implantação do nível 3 do CMMI e do nível C do MPS integrados à ISO 9001
A Chemtech implantou processos aderentes ao CMMI-DEV Nível 3 e MPS.BR Nível C. O objetivo era melhorar a qualidade dos processos e reduzir custos. Para isso, a empresa precisava definir os processos de acordo com a cultura da organização. Buscavam por inovação e agilidade.
Além disso, também precisavam integrá-los aos processos já definidos para a ISO 9001:2008 e queriam muito fazer com que os próprios colaboradores fossem responsáveis pelos processos definidos.
Foi utilizado um processo ágil baseado em práticas definidas no framework do Scrum na área de processo do CMMI-DEV e do MPS.BR, baseado nos objetivos, metas e recursos disponíveis durante o planejamento do projeto; e também nas necessidades e problemas encontrados ao longo da execução dos sprints na Chemtech.
Para apoiar esta abordagem, foi definido um processo contendo uma descrição detalhada das atividades e das tarefas propostas. O processo definido, conforme apresentado na Figura abaixo, contém tarefas organizacionais e é composto pelos seguintes subprocessos: (i) Planejamento do Projeto; (ii) Planejamento do Sprint #N; (iii) Execução do Sprint #N; (iv) Encerramento do Sprint #N; e (v) Encerramento do Projeto.
A consequência de todo este trabalho de melhorias seria o sucesso na avaliação do CMMI 3 que estava prevista para outubro de 2010. Por isso, durante esta jornada, foram definidos 4 objetivos.
1 – Definição dos processos aderentes à cultura da organização
2 – Integração dos processos já implantados e aderentes a ISO 9001:2008;
3 – Disseminação do conhecimento;
4 – Validação dos processos definidos nos projetos pilotos.
Foram definidas 10 mini equipes para compor a equipe do projeto, cada uma com 3 colaboradores da empresa e segundo as seguintes áreas de interesse: Requisitos, Gerência de Projetos, Medição e Análise, Qualidade, Testes, Gerência de Portfólio de Projetos, Recursos Humanos, Compras, Arquitetura e Melhoria de Processos. Cada mini equipe tinha 20 horas dedicadas a cada Sprint de 2 semanas.
A figura do Scrum Master de cada mini equipe era assumida por um dos membros da Chemtech, enquanto o Product Owner era um membro de consultoria da equipe ProMove.
Um Product Backlog foi definido e priorizado para cada mini-equipe com auxílio dos Products Owners. Além disso, o projeto de melhoria teve seus objetivos e equipe divulgados para todos os membros da organização.
O primeiro Product Backlog baseava-se no estudo e discussões sobre as áreas de processo de cada mini-equipe. Os Products Backlog seguintes tratavam da definição de processos, guias, templates discussões e aprovações para as diversas áreas de processo.
Ao longo dos Sprints que tinham duração de duas semanas, as tarefas eram detalhadas em post-its afixados em um quadro, e dúvidas eram esclarecidas pelos Product Owners.
As tarefas que não eram finalizadas no atual Sprint, retornavam para o Product Backlog e eram planejadas novamente pelo Product Owner e Scrum Master do projeto. Nos cinco primeiros Sprints, reuniões eram realizadas com o Scrum Master do projeto (Scrum de Scrums) e os Scrum Masters das mini-equipes, para o acompanhamento do projeto.
Após o quinto Sprint estas reuniões envolviam todos os membros das mini-equipes disponíveis, principalmente pela necessidade de discussão dos pontos de integração das mini-equipes. Ao final de cada Sprint, um relatório de Status do Projeto era elaborado, com o objetivo de acompanhar o progresso de todas as mini-equipes envolvidas.
A fase de “Implantação da Biblioteca de Ativos” foi encerrada no Sprint #8. Em seguida, foi iniciada a fase de “Acompanhamento dos Processos nos Projetos”.
Junto com a Chemtech, chegamos ao objetivo! A biblioteca de ativos definida teve a participação e a aprovação efetiva de mais de 30 pessoas da organização. Todas divididas em mini equipes.
Além disso, todos os processos definidos pela ISO 9001:2008, que estavam no escopo da implementação, foram considerados durante a definição de processos. Poucas alterações pontuais foram realizadas.
Com relação à Gestão do Conhecimento, este objetivo foi alcançado também ao longo do processo. Houve a disseminação efetiva do conhecimento sobre os modelos de referências adotados.
Por exemplo: os próprios colaboradores da organização integrantes das mini equipes participaram da elaboração e ministraram os treinamentos para os demais membros da organização.
No objetivo “Validação dos processos definidos nos projetos pilotos”, conseguimos 8 dos 10 projetos pilotos executados. Isso significa que obtivemos sucesso na execução dos processos definidos pelas mini-equipes em projetos reais. Os processos de melhorias foram considerados “prontos” para serem institucionalizados.
Com isso, a utilização de métodos ágeis para implantação de melhorias foi essencial para a disseminação do conhecimento, algo tão importante para a propagação de uma cultura organizacional.
As boas práticas implementadas também permitiram que os colaboradores tivessem uma visão crítica das áreas de processo. Isso tornou o processo definido mais adequado à cultura e as características da organização. Além disso, o trabalho da ProMove trouxe uma melhora enorme no engajamento e motivação da equipe da Chemtech.
No final, a empresa se tornou altamente preparada para receber o CMMI Nível 3, tanto que foi avaliada no mês seguinte, após o término do projeto!
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