7 ferramentas para medir a produtividade do trabalho à distância

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7 ferramentas para medir a produtividade do trabalho à distância

O trabalho à distância já era uma realidade consolidada no mercado. No Brasil, mais de 65% das empresas já possuem pelo menos um colaborador trabalhando no regime de home Office. A pandemia de Covid-19 tende a engrossar esse índice, sobretudo em função dos prováveis resultados obtidos pelas empresas.

Quem sinaliza isso são estudos já realizados, dentre eles um da conceituada Universidade de Harvard. O objeto do estudo foi uma decisão da empresa U.S. Patent & Trade Office, que, em 2012, decidiu que seus colaboradores passariam a trabalhar à distância, mas não mais no regime de Home Office, mas no WFA (Working From Anyware).

O “trabalho de qualquer lugar” fez com que a produtividade dos funcionários crescesse 4,4%. Em compensação, muitos funcionários conseguiram ter aumento do poder aquisitivo, uma vez que, podendo trabalhar de qualquer lugar, tiveram condições de buscar lugares com menor custo de vida para habitar.

Uma pesquisa de uma agência de viagem chinesa mostrou resultado ainda mais impressionante. A produtividade dos colaboradores aumentou, em média, 13% desde que trocaram o escritório pelo home Office.

Hoje, o cenário torna essa mudança algo imperativo. A COVID-19 fez com que, da noite para o dia, as organizações tivessem que abraçar esse novo modelo de trabalho para continuar operando.

Por que é tão vantajoso trabalhar em Home Office?

A verdade é que tudo que as empresas buscam é ganho de produtividade. É claro que há outros aspectos importantes. Com as ferramentas corretas, havendo integração entre os funcionários, é possível obter melhores resultados em equipe.

É que por incrível que pareça a distância entre as pessoas, que podia ser de um corredor, duas portas ou um andar passa a ser de um clique, mesmo que elas estejam em continentes diferentes. Evidentemente, se o trabalho em equipe é fortalecido, a produtividade também aumenta, sem contar que a própria relação entre colaboradores e gestores pode acabar favorecida.

Esse ganho de produtividade é decorrente de vários fatores, embora não estejam todos presentes em todos os casos.

Eliminar o estresse do trânsito, poder ter uma alimentação mais saudável, com os horários melhor controlados, ter tempo para os exercícios físicos e para a família melhoram a qualidade de vida e tornam as pessoas mais felizes e dispostas, o que, naturalmente, favorece a produtividade.

A qualidade de vida, além da produtividade, impacta diretamente na redução das faltas e dos afastamentos por problemas médicos.

Mudança de cultura é essencial para sucesso da iniciativa de adotar o trabalho à distância

Quando falamos de ferramentas de produtividade, muitos podem ser levados a pensar em cumprimento de horário. Tal percepção é produto de uma cultura que se esvai nos novos ambientes de trabalho.

Perceba que cada empresa, cada função e cada tarefa possuem características diferentes. O sucesso deve, portanto, ser também medido de forma diferente. Não é possível ter o mesmo indicador de performance para um atendente de call Center e um designer de publicidade ou um programador de TI.

São trabalhos completamente diferentes, que demandam diferentes níveis e características de supervisão e métricas de desempenho.

Num call Center, por exemplo, é fundamental, no trabalho presencial ou à distância, que o colaborador cumpra o horário, pois a distribuição dos operadores de atendimento é feita com base no estudo da demanda. Mesmo trabalhando em casa, o operador deve respeitar o mesmo horário do trabalho presencial, assim como os intervalos e o tempo a permanecer logado durante o expediente.

Sendo assim, no caso desse profissional, é preciso, de fato, que o controle de produtividade inclua uma ferramenta capaz de monitorar os horários e o tempo em que o colaborador permanece logado.

No entanto, não pode ser essa a única métrica de produtividade a ser adotada, pois não basta, para uma plataforma de call Center ou contact Center, atender à demanda, mas também obter a satisfação do cliente com o atendimento.

O tempo dos freelancers

A explosão do mercado de freelancers expõe uma nova relação de trabalho, em que o colaborador se transforma em prestador de serviço autônomo, atendendo a demandas específicas do contratante.

A proliferação dos profissionais que trabalham nesse modelo é fruto da própria aceitação das empresas, que percebem nesse tipo de relação um alto potencial de obter excelente relação custo benefício. É quase o mesmo que dizer que você paga por aquilo que você usa, ao contrário de muitos funcionários internos com baixo índice de ocupação, que ainda geram custos trabalhistas e previdenciários para a empresa.

Tudo isso é fruto de uma visão focada exatamente na produtividade, no resultado, e não em quanto tempo o trabalhador permanece em seu posto de trabalho.

7 ferramentas para medir a produtividade

Tudo que você leu até aqui deixa bem claro que não é tão simples definir métricas de monitoramento de desempenho e produtividade. Que tudo depende muito do tipo de atividade da empresa e que há uma questão cultural a ser implantada, pois, invariavelmente, será preciso que as organizações desenvolvam relação de confiança e autonomia com seus colaboradores.

De qualquer modo, medir a produtividade é possível em qualquer circunstância, e as 7 ferramentas de que vamos falar, algumas surpreendentemente simples, mostrarão isso.

1 – Prazos e metas

Determinar prazos e metas para o cumprimento de tarefas é a medida mais simples para você medir a produtividade dos seus colaboradores.
Você deve estar lembrado do caso do publicitário. Ao encarregá-lo da campanha, você deve entregar-lhe o escopo do projeto e o prazo para apresentação do material.

Isso é suficiente para direcionar adequadamente o seu foco? Talvez não totalmente, mas saber se um profissional é capaz de entregar suas demandas completas e no prazo é o melhor indicador de produtividade que pode haver.

2 – Trello

O Trello é uma ferramenta surpreendentemente simples para gestão de rotinas e projetos. Com a adoção desse software é possível controlar a produtividade de seus colaboradores à distância.

O Trello permite que várias pessoas compartilhem a mesma visão das tarefas a serem realizadas, mas tudo isso de forma muito simples.
Para o gestor que delegou as tarefas é possível controlar o andamento do serviço, uma vez que o colaborador, ao iniciar uma tarefa, move a ficha referente a ela para o status “em execução” e, ao concluí-la, move para o status “concluído”.

É o caso do publicitário em questão, cujo andamento do trabalho pode ser controlado pelo Trello ou outro sistema de gestão de projetos mais sofisticado. O gestor, nesse caso, consegue acompanhar o andamento das tarefas e as fases da campanha.

3 – Runrun.it

O Runrun.it é um pouco mais detalhista que o Trello. Por meio desse software é possível que o gestor organize e controle a agenda de sua equipe, atribuindo tarefas diretamente aos colaboradores, com os respectivos prazos de entrega.

4 – Proud + Pomodoro

A principal característica do Proud é que ele é capaz de desmembrar objetivos em pequenas metas, favorecendo o controle absoluto do fluxo de serviço e da produtividade por equipe e por colaborador.

Esse desmembramento permite a adoção da técnica Pomodoro, que favorece pequenos ciclos de trabalho, de modo que a produtividade pode ser acompanhada mais de perto e sistematicamente ao longo de um dia de atividade.

5 – Apps de análise de produtividade

Para quem precisa de um controle à distância mais rígido, os apps de análise de produtividade e desempenho são a solução.
Os melhores aplicativos do mercado prometem:

  • coleta automática de dados e com discrição;
  • classificação das atividades;
  • grupos e filtros avançados para melhor controle pelos gestores;
  • relatórios de frequência e cumprimento de horários;
  • indicadores comparativos de desempenho;
  • monitoramento da utilização de sites e softwares por parte dos colaboradores;
  • ferramenta de autoavaliação habilitada para o colaborador.

6 – ERPs (relatórios)

Não é incomum você encontrar ERPs no mercado com ferramentas avançadas de controle de produtividade.

Basta cadastrar os colaboradores, usar os filtros e produzir relatórios em que você pode controlar a produtividade de cada equipe e cada funcionário, inclusive obtendo abordagens comparativas, que podem servir como parâmetros para decisões como a indicação de treinamentos individuais.

É um tipo de controle que funciona bem com vendedores e setores onde a produção é elevada.

7 – Pesquisas de satisfação

É impossível separar produtividade de qualidade. Podemos afirmar que a qualidade é um dos requisitos da produtividade. Uma empresa que produz 100 mil itens defeituosos por dia não pode ser considerada mais produtiva do que outra que produz 30 mil itens perfeitos.

Por isso a indústria possui vários procedimentos de controle de qualidade por dentro dos processos, que garantem que os produtos atendam aos requisitos obrigatórios para serem comercializados.

No setor de serviço não é tão simples, pois a percepção de satisfação e qualidade só pode ser medida quando o cliente usa o serviço.
Por isso é tão importante fazer pesquisas regulares de satisfação para que a empresa possa aperfeiçoar sistematicamente suas rotinas, gerando mais valor para os clientes.

Bom, você pode perceber que não será por falta de ferramentas que sua empresa deixará de adotar o trabalho à distância.
Há fortes evidências de que a produtividade do trabalho à distância é maior. As empresas reduzem custos e os colaboradores obtêm melhora na qualidade de vida.

É claro que nem toda atividade comporta o home Office. É o caso dos serviços de limpeza, policiamento, segurança, transporte, agronegócio e tantos outros.

Podemos, no entanto, antever o benefício para a sociedade de ter menos pessoas doentes e mais pessoas produtivas, sem tanta gente precisando utilizar o transporte público e mesmo carros particulares durante os horários de maior movimento no trânsito.

Será que vale a pena?

O trabalho à distância já faz parte da cultura da ProMove e podemos te ajudar a melhorar o desempenho da sua equipe. Quer mais dicas sobre como adaptar seu negócio? Entre em contato conosco!

About the author

Sócio-Fundador da ProMove - Business Innovation, empresa que presta consultoria em melhoria de processos de software em organizações de todo o Brasil. Trabalho com TI desde 2003, quando fiz parte do grupo de qualidade da COPPE-UFRJ. Já fui desenvolvedor .Net, C# e atualmente ajudo empresas que desejam melhorar sua cultura de engenharia de software para obter maior produtividade e qualidade em suas entregas de software ou de serviços de TI. Também sou especialista em modelos de maturidade e qualidade como CMMI, MPS.Br, ISO, CERTICs e entusiasta de métodos ágeis e de produção enxuta como Lean e Kanban.