7 dicas para organizar a documentação de seus processos de TI

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documentação de processos de TI

Toda empresa de TI segue um processo para executar suas atividades. Pode ser desde um processo ad-hoc/caótico até um processo ágil bem definido – algum processo ela segue. Por isso, quero te mostrar como organizar a documentação de seus processos de TI hoje.

Outra realidade da área é a grande rotatividade que as empresas vêm enfrentando.

Considerando esses dois fatores, uma das grandes dificuldades das companhias é manter o conhecimento dentro da empresa mesmo após perder pessoas importantes.

Normalmente o que se vê nas empresas são pessoas muito boas, que conhecem muito bem o negócio e os processos internos e sabem o que fazer em cada situação.

Isso acaba gerando uma dependência de pessoas, o que é muito arriscado, pois pessoas ficam doentes, tiram férias, ou podem ganhar na mega-sena.

Sabendo disso, uma boa forma para mitigar esse risco é documentar os processos de TI da empresa para que todos saibam o que tem que fazer e onde identificar suas responsabilidades.

Outra boa prática é disponibilizar uma base de conhecimento para centralizar informações úteis para todos, como guias, tutoriais, templates, lições aprendidas e dados históricos. Hoje o foco do post é na documentação de processos.

Em breve abordaremos o tema de criação de base de conhecimento. Veja abaixo 7 dicas que irão te ajudar na documentação seus processos de TI:   

COMO ORGANIZAR A DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS DE TI?

Utilize ferramentas de modelagem

É recomendável utilizar ferramentas de modelagem porque elas facilitam o desenho dos processos, a organização, a padronização e a disponibilização dos processos.

Algumas das ferramentas mais comuns no mercado são as seguintes:

Ferramentas Desktop:

  • Bizagi Modeler (gratuito): é uma das ferramentas mais usadas do mercado para modelagem de processos. Ela é muito intuitiva e ao mesmo tempo é completa e com muitas funcionalidades. Permite exportação para imagem, word, pdf, wiki e html. Em sua versão paga, permite trabalho simultâneo por mais de 2 computadores, armazenamento na nuvem e automatização de processos.
  • Microsoft Visio: ferramenta da Microsoft que permite não só modelagem de processos, mas modelagem em geral, sendo uma opção mais versátil para quem busca utilizar a ferramenta para elaborar também outros tipos de diagramas. Também é muito utilizada no mercado e tem o suporte e padrão de qualidade Microsoft.
  • Outras opções: Aris Express, Bonita BPM, Sydle.

Ferramentas Web:

  • Heflo (gratuito):  A Heflo é uma ferramenta brasileira gratuita (que tem uma versão paga) e que atende basicamente todas as necessidades de definição de processos, tem uma interface muito intuitiva e simples, e ainda é Web. Ela exporta os processos e também permite salvá-los para trabalhar posteriormente. Veja abaixo imagem da interface do Heflo

  • BPMN.io: A BPMN.io é uma ferramenta gratuita, porém em inglês, para modelagem de processos. Ela também é rápida e fácil de usar, mas não tem uma interface e usabilidade tão boas quanto a da Heflo. Ela não possui versão paga e é um pouco mais limitada em termos de funcionalidades, mas cumpre bem a proposta de modelagem de processos. Veja imagem abaixo da interface do BPMN.io. 

bpmn

Disponibilize-os da forma mais acessível possível

Pela nossa experiência em definição e documentação de processos, temos percebido que não adianta documentar o melhor processo do mundo mas deixá-lo escondido em um documento word dentro de 3 níveis de pastas naquele repositório que ninguém usa.

Os processos devem estar acessíveis, em uma página wiki de fácil acesso, em um site da intranet da empresa ou em um repositório muito utilizado.

E a cada versão nova do processo, é importante comunicar a todos os interessados (email, intranet, etc) para que conheçam e estejam cientes das alterações!

Anexe os documentos/templates utilizados

A execução dos processos acarreta no uso de diversos outros templates e documentos.

Para centralizar e facilitar o uso, uma boa dica é linkar ou anexar tudo que é utilizado durante a execução do processo no próprio processo. Para isso, algumas sugestões são:

  • colocar links para templates / documentos na descrição das atividades
  • colocar os próprios documentos anexados (é possível anexar arquivos dentro de outros arquivos, nas ferramentas de modelagem e nas ferramentas wiki. A desvantagem é que sempre que o documento ou template for atualizado, é necessário atualizar o anexo também)

Faça relações entre os processos

Para facilitar ainda mais a navegação entre os processos, uma boa estratégia é criar relações entre eles, de forma que ao navegar e consultar um processo, se em algum momento outro processo for chamado, o usuário não precisa retornar ou procurar pelo processo para o qual deseja navegar.

Ele pode simplesmente clicar no link entre os processos e seguir naturalmente sua navegação. Isso é ótimo pois facilita o entendimento do processo, acelera a leitura e incentiva a consulta aos processos.

Veja abaixo uma imagem que exemplifica essa relação:

Para estabelecer essa relação, é recomendável utilizar subprocessos. Dessa forma, é possível chamar os subprocessos a qualquer momento do fluxo e navegar para o subprocesso de forma contínua.

Por exemplo: utilizando o Bizagi, ao exportar para HTML, um subprocesso dentro de um processo pode ser acessado ao clicar nele, facilitando muito a navegação.

Obs: Para poder fazer essa relação no Bizagi, o subprocesso tem que ser configurado como subprocesso reutilizável (clicando com o botão direito, selecionando subprocesso e marcando Subprocesso Reutilizável).

Isso fará com que esse subprocesso possa ser chamado em outros processos.

Esboce os processos em papel e em equipe

Uma dica para quem está começando é iniciar a modelagem escrevendo/desenhando em papel. Isso retira as barreiras de conhecimento do uso de ferramentas e facilita a estruturação das ideias que estão em sua cabeça.

Melhor ainda é fazer esse esboço durante uma reunião de brainstorm em um flipchart, papel grande ou usando post-its, coletando informações e opiniões de todos os participantes.

Isso garante que todos os envolvidos no processo consigam contribuir para a definição do processo, o que provavelmente fará que o processo esteja o mais adequado possível para a realidade do trabalho dessa equipe e ainda facilita o disseminação e igualização do conhecimento entre os membros da equipe.

Valide cedo os fluxos e aceite que eles irão mudar

Não deixe para validar os processos definidos somente quando tudo estiver pronto. Monte versões preliminares e mostre para os interessados e os executantes do processo.

Eles provavelmente vão identificar algo que não foi coberto, como alguma condição, alguma exceção ou alguma atividade esquecida.

Se identificado cedo, pode evitar bastante retrabalho futuramente, quando o fluxo já estiver publicado na intranet e divulgado para a empresa.

Nesses fluxos iniciais, não se preocupe tanto com formato.

Preocupe-se em passar a ideia do processo. Os fluxos e atividades sempre mudam, principalmente nas etapas iniciais de definição.

Evite deixar os processos complexos demais a ponto de dificultar a sua manutenção ou atualização.

Uma outra dica para facilitar a validação é começar desenhando macro-processos (como mostra a imagem abaixo), ou seja, versões mais “genéricas” que mostram normalmente somente o ciclo de vida, as dependências entre as fases e os subprocessos existentes.

Mostrar uma visão geral dos processos para os interessados sempre ajuda a organizar as ideias e facilita até a definição dos subprocessos.

Desenhe fluxos pequenos, organizados e fáceis de entender

O desenho do fluxo é muito importante para ajudar no entendimento e para conseguir passar da maneira mais clara e precisa possível para o leitor tudo que o autor pensou ao modelar esse processo.

Para isso, é importante que o fluxo siga algumas dicas:

  • Manter padrão o tamanho das atividades;
  • Manter as atividades alinhadas;
  • Ter sempre uma entrada e uma saída;
  • Começar o nome da atividade com um verbo no infinitivo;
  • Não cruzar linhas!
  • Evite ao máximo andar para trás no fluxo;
  • Não faça fluxos grandes, que passam do tamanho de uma tela. Nesse caso, utilize subprocessos;
  • Ao fazer subprocessos, garanta que eles são convertidos para subprocessos reutilizáveis, para que dessa forma você possa chamá-lo de diversos lugares em seu fluxo sem precisar descrevê-lo novamente;
  • Utilize gateways quando uma atividade tiver mais de uma entrada ou mais de uma saída.

Realizar a documentação dos processos da empresa, além de todos os benefícios já citados, é um dos requisitos necessários para a empresa obter algumas certificações, como o MPS.BR, CMMI e ISO 9001 / 20000.

Então ao fazer a documentação dos processos, você estará dando um grande passo no caminho das certificações de qualidade, reduzindo consideravelmente o tempo necessário para se preparar para obter alguma dessas certificações.

Outro benefício obtido com a definição dos processos é que isso normalmente dispara uma iniciativa de melhoria contínua nas empresas.

Com os processos definidos, começa-se naturalmente a perceber gargalos ou coisas que poderiam ser feitas de uma forma melhor, que se resolvidas podem aumentar ainda mais a produtividade das equipes ou rentabilidade dos projetos.

Inicia-se assim um ciclo de melhoria contínua que irá manter os processos da empresa sempre adequados à realidade dos projetos.

Com o passar do tempo, até os demais departamentos e áreas da empresa vão perceber as vantagens e também vão querer documentar seus processos!

Utilize o máximo que puder dessas dicas e realize a documentação de seus processos de TI da melhor forma possível, deixando-os bem acessíveis e organizados.

Com processos definidos, certamente você conseguirá aumentar a retenção de conhecimento, aumentar a produtividade da equipe e até reduzir defeitos!

Não esqueça de contar-nos o resultado e deixar sua opinião na seção de comentários abaixo!

Sobre o Autor

Mestre em Sistemas de Informação pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (2013-2015). Graduado em Ciência da Computação pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (2012). Atua desde 2011 em projetos de consultoria em melhoria de processos de gestão e engenharia de software. É implementador certificado do modelo MPS para Software e Serviços e avaliador adjunto do MPS para Software.