Como o Grupo Gen Aumentou o Auto Gerenciamento das Equipes e a Entrega de Valor com a Implementação da Gerência Ágil

O Grupo Gen precisava aumentar a produtividade com auto gerenciamento, minimizando esforço dos coordenadores de cada área e liberando-os para atuar mais ativamente nos projetos estratégicos, suprindo a falta de recursos específicos de gerenciamento de projetos. Veja neste case como a ProMove ajudou o Grupo Gen a implementar a metodologia de gerência ágil para mudar a cultura da empresa.

Grupo Gen

Segmento: publicações e conteúdos científicos, técnicos e profissionais
Porte: Médio
Objetivo: aumentar a produtividade da equipe de TI sem onerar custos

Sobre a empresa

O GEN | Grupo Editorial Nacional, fundado em 2007, é líder no segmento de livros científicos, técnicos e profissionais (CTP) no Brasil. Oferece um catálogo que contém aproximadamente 4.700 títulos ativos sendo 3.000 em formato digital, nas áreas da Saúde, Jurídica e Concursos, Ciências Exatas, Ciências Humanas e Sociais Aplicadas.

O problema

Antes da ProMove, a área de TI possuia um esforço muito grande para controlar as entregas. A empresa precisava aumentar a produtividade da equipe de TI sem onerar custos.

Já tinham esgotado as abordagens mais tradicionais e estavam com uma necessidade enorme de contratação de pessoal, principalmente para gerenciar novos projetos.

Por conta da situação econômica do país e, principalmente, com a queda da demanda do ensino superior (produto/serviço que a empresa vende), o modelo de gerenciamento existente que a empresa utilizava já não permitia mais que alcançassem os resultados esperados. Por isso, tiveram que repensar os projetos e a abordagem.

Precisavam resolver este problema e implementar uma abordagem ágil sem risco, o Grupo Gen escolheu a ProMove. A necessidade da empresa era aumentar a produtividade com auto gerenciamento, minimizando esforço dos coordenadores de cada área e liberando-os para atuar mais ativamente nos projetos estratégicos, suprindo a falta de recursos específicos de gerenciamento de projetos.

Resultados desejados pela TI com a implementação de agilidade

  • Implementar metodologias visuais, como Kanban e Scrum;
  • Focar na mudança de cultura mais do que nas ferramentas automatizadas, para provocar o autogerenciamento das equipes na distribuição das atividades e priorização;
  • Melhorar a visibilidade da alocação e indicadores;
  • Mudança de Cultura – Objetividade na priorização, participação dos donos do produto e seus pares na TI na priorização, sprints curtos, conceitos de “Stop the Line”, sistema “puxado”, regras de time e autogerenciamento na operação e nos projetos;
  • Liberar os Pontos Focais da área de TI para poderem se dedicar também aos projetos estratégicos;
  • Solução implementada pela ProMove

A metodologia de gerência ágil foi implementada nas três equipes dentro da TI com o acompanhamento do Gerente de TI, Mario Canedo, em todo o processo.

Nos primeiros meses, o gerente de TI participou ativamente das sprints com a função de Product Owner, dando liberdade para os Scrum masters cobrarem a resolução dos impedimentos.

Desta forma, a equipe pode entender que o apoio da gerência da TI na implementação da agilidade era total.

Para ensinar a metodologia e desenvolver todos os colaboradores, houve um rodízio de scrum master em cada sprint. O resultado foi muito positivo, pois gerou um alto nível de engajamento de toda a equipe, que se sentia realmente responsável pelas tomadas de decisão.

A cultura de reuniões diárias e retrospectivas também foi implementada na empresa, garantindo que o que estava sendo entregue era o objetivo da Sprint e uma melhoria contínua de processos, respectivamente.

Como a empresa possui cada equipe distribuída no Rio de Janeiro e São Paulo, foi escolhida uma ferramenta logo na largada para facilitar o processo.

Resultados

Em apenas 3 meses, foi possível implantar plenamente a abordagem ágil nas três equipes (sistemas, infraestrutura e plataformas digitais), isso fez com que uma das equipes tivessem maior facilidade na execução da metodologia definida.

Com isso, foi possível fazer PDCAs cada vez mais rápidos, aumentando a produtividade a cada Sprint.

Em 6 meses, houve uma melhoria considerável no auto gerenciamento das equipes, permitindo diminuir o esforço de gestão dos coordenadores. Em consequência disso, foi possível suprir a falta de recursos de gerenciamento de projetos que seriam necessários para alguns dos projetos do nosso portfólio.

Houve também um ganho de 30% no esforço de gestão de ongoing, que permitiu maior apoio nos projetos estratégicos.

Hoje, a empresa está muito vigilante para que as demandas certas, alinhadas e priorizadas com o negócio, sejam executadas.

“Por causa destes resultados obtidos pela TI, outras áreas que participaram de projetos dentro da nova abordagem, se interessaram pelo método. A cultura ágil está começando a se expandir pela empresa”, Mario Canedo, Gerente de TI do Grupo Gen.