Como a Chemtech implantou Processos de Software com Métodos Ágeis – Scrum em 15 meses

A Chemtech implantou processos aderentes ao CMMI-DEV Nível 3 e MPS.BR Nível C. O objetivo era melhorar a qualidade dos processos e reduzir custos. Para isso, a empresa precisava definir os  processos de acordo com a cultura da organização. Buscavam por inovação e agilidade.

ClienteChemtech-Siemens
NecessidadeImplantação do nível 3 do CMMI e do nível C do MPS integrados à ISO 001
SoluçãoUso de Métodos Ágeis na Implantação do CMMI e MPS

Como a Chemtech implantou Processos de Software com Métodos Ágeis - Scrum em 15 meses

A Chemtech implantou processos aderentes ao CMMI-DEV Nível 3 e MPS.BR Nível C. O objetivo era melhorar a qualidade dos processos e reduzir custos. Para isso, a empresa precisava definir os  processos de acordo com a cultura da organização. Buscavam por inovação e agilidade.

Além disso, também precisavam integrá-los aos processos já definidos para a ISO 9001:2008 e queriam muito fazer com que os próprios colaboradores fossem responsáveis pelos processos definidos.

Porte: Grande

A empresa

A Chemtech, empresa brasileira pertencente ao grupo Siemens, oferece soluções e prestação de serviços em digitalização, TI e engenharia – tanto no Brasil quanto no exterior – com foco em Indústrias de Processo.

Necessidade

A Chemtech implantou processos aderentes ao CMMI-DEV Nível 3 e MPS.BR Nível C. O objetivo era melhorar a qualidade dos processos e reduzir custos. Para isso, a empresa precisava definir os  processos de acordo com a cultura da organização. Buscavam por inovação e agilidade.

Além disso, também precisavam integrá-los aos processos já definidos para a ISO 9001:2008 e queriam muito fazer com que os próprios colaboradores fossem responsáveis pelos processos definidos.

Solução – Processo Ágil baseado nas práticas do Scrum

Foi utilizado um processo ágil baseado em práticas definidas no framework do Scrum na área de processo do CMMI-DEV e do MPS.BR, baseado nos objetivos, metas e recursos disponíveis durante o planejamento do projeto; e também nas necessidades e problemas encontrados ao longo da execução dos sprints na Chemtech.

Para apoiar esta abordagem, foi definido um processo contendo uma descrição detalhada das atividades e das tarefas propostas. O processo definido, conforme apresentado na Figura abaixo, contém tarefas organizacionais e é composto pelos seguintes subprocessos: (i) Planejamento do Projeto; (ii) Planejamento do Sprint #N; (iii) Execução do Sprint #N; (iv) Encerramento do Sprint #N; e (v) Encerramento do Projeto.

Projeto de Melhoria “Rumo ao CMMI 3”

A consequência de todo este trabalho de melhorias seria o sucesso na avaliação do CMMI 3 que estava prevista para outubro de 2010. Por isso, durante esta jornada, foram definidos 4 objetivos.

1 –  Definição dos processos aderentes à cultura da organização

2 – Integração dos processos já implantados e aderentes a ISO 9001:2008;

3 – Disseminação do conhecimento;

4 – Validação dos processos definidos nos projetos pilotos.

Métodos Ágeis Chemtech

Foram definidas 10 mini equipes para compor a equipe do projeto, cada uma com 3 colaboradores da empresa e segundo as seguintes áreas de interesse: Requisitos, Gerência de Projetos, Medição e Análise, Qualidade, Testes, Gerência de Portfólio de Projetos, Recursos Humanos, Compras, Arquitetura e Melhoria de Processos. Cada mini equipe tinha 20 horas dedicadas a cada Sprint de 2 semanas.

A figura do Scrum Master de cada mini equipe era assumida por um dos membros da Chemtech, enquanto o Product Owner era um membro de consultoria da equipe ProMove.

Um Product Backlog foi definido e priorizado para cada mini-equipe com auxílio dos Products Owners. Além disso, o projeto de melhoria teve seus objetivos e equipe divulgados para todos os membros da organização.

O primeiro Product Backlog baseava-se no estudo e discussões sobre as áreas de processo de cada mini-equipe. Os Products Backlog seguintes tratavam da definição de processos, guias, templates discussões e aprovações para as diversas áreas de processo.

Ao longo dos Sprints que tinham duração de duas semanas, as tarefas eram detalhadas em post-its afixados em um quadro, e dúvidas eram esclarecidas pelos Product Owners.

As tarefas que não eram finalizadas no atual Sprint, retornavam para o Product Backlog e eram planejadas novamente pelo Product Owner e Scrum Master do projeto. Nos cinco primeiros Sprints, reuniões eram realizadas com o Scrum Master do projeto (Scrum de Scrums) e os Scrum Masters das mini-equipes, para o acompanhamento do projeto.

Após o quinto Sprint estas reuniões envolviam todos os membros das mini-equipes disponíveis, principalmente pela necessidade de discussão dos pontos de integração das mini-equipes. Ao final de cada Sprint, um relatório de Status do Projeto era elaborado, com o objetivo de acompanhar o progresso de todas as mini-equipes envolvidas.

A fase de “Implantação da Biblioteca de Ativos” foi encerrada no Sprint #8. Em seguida, foi iniciada a fase de “Acompanhamento dos Processos nos Projetos”.

Resultados do trabalho

Junto com a Chemtech, chegamos ao objetivo! A biblioteca de ativos definida teve a participação e a aprovação efetiva de mais de 30 pessoas da organização. Todas divididas em mini equipes.

Além disso, todos os processos definidos pela ISO 9001:2008, que estavam no escopo da implementação, foram considerados durante a definição de processos. Poucas alterações pontuais foram realizadas. Veja os resultados quantitativos e a estrutura de processos:

Métodos Ágeis Chemtech

Com relação à Gestão do Conhecimento, este objetivo foi alcançado também ao longo do processo. Houve a disseminação efetiva do conhecimento sobre os modelos de referências adotados.

Por exemplo: os próprios colaboradores da organização integrantes das mini equipes participaram da elaboração e ministraram os treinamentos para os demais membros da organização.

No objetivo “Validação dos processos definidos nos projetos pilotos”, conseguimos 8 dos 10 projetos pilotos executados. Isso significa que obtivemos sucesso na execução dos processos definidos pelas mini-equipes em projetos reais. Os processos de melhorias foram considerados “prontos” para serem institucionalizados.

Com isso, a utilização de métodos ágeis para implantação de melhorias foi essencial para a disseminação do conhecimento, algo tão importante para a propagação de uma cultura organizacional.

As boas práticas implementadas também permitiram que os colaboradores tivessem uma visão crítica das áreas de processo. Isso tornou o processo definido mais adequado à cultura e as características da organização. Além disso, o trabalho da ProMove trouxe uma melhora enorme no engajamento e motivação da equipe da Chemtech.

No final, a empresa se tornou altamente preparada para receber o CMMI Nível 3, tanto que foi avaliada no mês seguinte, após o término do projeto!