Melhoria de processos: como otimizar a rotina e os resultados?

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O mercado atual não tem espaço para erros e falhas, com isso a busca por aumentar a eficiência tem sido uma bandeira para a maioria dos gestores. Mas como buscar a melhoria de processos e garantir a qualidade dos serviços de TI?

O objetivo principal é alcançar a escalabilidade, mensurabilidade e eficiência dos procedimentos de desenvolvimento de software, garantindo que a empresa possa obter os melhores resultados possíveis.

Neste post, vamos conceituar o que é melhoria de processos e quais as principais técnicas utilizadas para aumentar a eficiência dos procedimentos de tecnologia da informação. Boa leitura!

Melhoria de processos

Antes mesmo de falar sobre a melhoria, é preciso entender o que realmente é um processo. Podemos conceituá-lo como uma sequência de ações e tarefas realizadas de forma sequencial, preferencialmente, realizando uma troca de informações e sendo mantida por um grupo ou pessoa.

No caso do desenvolvimento de software,​ o processo começa com ​o levantamento de requisitos​,​ ​que envolve reuniões com o cliente, passa pela ​detalhamento do requisito, ​​definição da modelagem da solução e finaliza com a ​passagem dos requisitos e modelos ​para a equipe de programadores​.

Após isso, o desenvolvimento é realizado pela equipe de desenvolvimento, seguido de diversos testes em vários ambientes (interno e do cliente), concluindo com a implantação do desenvolvimento em ambiente de produção.

A melhoria de processos busca otimizar cada uma dessas atividades, visando obter escalabilidade, mensurabilidade e eficiência máxima de cada uma das tarefas, diminuindo desperdícios e aumentando a lucratividade.

Pontos de melhoria

A melhoria de processos foca em 4 pontos essenciais para refinar tarefas e alcançar a eficiência esperada. Para isso, são utilizadas técnicas consagradas que visam encontrar falhas e corrigi-las. Os pontos são:

  • contato com o cliente — são os momentos em que o cliente determinará se a experiência foi satisfatória ou não;
  • gargalos — pontos críticos que costumam ser responsáveis pelos atrasos, além da acumulação de tarefas, e eles devem ser analisados para extinguir ou minimizar o problema;
  • atividades agregadoras de valor — devem ser trabalhadas para melhorar ao máximo sua eficiência, pois são os processos que demonstram ao cliente o valor dos serviços;
  • ​interação entre sistemas — os pontos onde informações são trocadas entre ferramentas, muitas vezes por meio da atuação de pessoas.

Técnicas de melhoria

Ao longo do tempo e com a evolução da tecnologia surgiram diversas técnicas de melhoria de processos que podem ser aplicadas na busca por eficiência e produtividade. Vamos listar as melhores opções:

BPM

BPM (Business Process Management) é uma metodologia de gerenciamento adaptável com o objetivo de sistematizar e melhorar processos dentro e fora das empresas.

Seu funcionamento se dá pela exposição de informações acerca de como os procedimentos trabalham para que as melhorias possam ser implantadas e o gerenciamento seja facilitado.

A principal vantagem alcançada por meio da implantação do BPM é a melhora constante dos processos e gestão, permitindo que a empresa tome decisões mais assertivas e funcionais. Entre os principais benefícios da utilização do BPM estão:

  • transparência em todas as atividades;
  • melhor controle administrativo;
  • ganho de produtividade;
  • diminuição de custos;
  • automação de processos.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA foi criado há muitos anos, na década de 20, no entanto, é utilizado até hoje devido a sua simplicidade e eficiência. Essa metodologia tem como objetivo planejar estrategicamente todos os processos, melhorando, assim, os procedimentos da empresa. É dividido em 4 passos:

1. Plan — Planejar

O foco principal dessa fase é o planejamento. Por isso, esse é o ponto mais importante do ciclo PDCA. É necessário planejar de forma bem elaborada para evitar falhas futuras e possíveis correções.

2. Do — Fazer

Após o planejamento vem a fase de implantação do processo. É necessário seguir à risca tudo o que foi planejado e não queimar etapas para que o resultado esteja de acordo com o esperado.

3. Check — Avaliar

Aqui é onde são identificadas possíveis falhas que não foram visualizadas durante o planejamento ou surgiram devido às variáveis não analisadas. As metas e resultados devem ser mensurados e armazenados para futura comparação.

4. Act — Agir

Esse é o ponto final do ciclo onde são condensadas todas as brechas encontradas durante a avaliação e são tomadas as devidas providências para corrigir e melhorar os processos.

CMMI

O CMMI (Capability Maturity Model Integration) é uma metodologia de melhoria de software criada a pedido do Departamento de Defesa dos Estados Unidos para garantir a qualidade de sistemas entregues pelos seus fornecedores.

Hoje ele é mantido pelo CMMI Institute e permite que empresas ao redor do mundo possam comprovar sua utilização por meio de uma certificação que garante a busca constante por melhoria nos processos de desenvolvimento de software.

É dividido em três modelos de boas práticas para serem utilizados como referência para a melhoria de processos:

  • CMMI-DEV — para o desenvolvimento de software;
  • CMMI-SVC — para o fornecimento de serviços;
  • ​CMMI-ACQ — para aquisição de produtos e serviços;

Estágios

Os modelos dividem as atividades em áreas de processo e elas são divididas em 5 níveis. Esses níveis funcionam como um mapa de navegação para a implantação da melhoria contínua. São eles:

  1. realização — estágio inicial onde não existem áreas de processo;
  2. gerenciamento — início da gestão e planejamento de projetos;
  3. definição — padronização de processos e engenharia de produto;
  4. análise quantitativa — gerenciamento qualitativo de performance do projeto;
  5. ​otimização — Aumento quantitativo da performance dos processos e inovação;

Benefícios da aplicação

Existe uma série de vantagens que podem ser alcançados com a implantação da metodologia CMMI. Entre elas, podemos citar:

  • reconhecimento da busca pela melhoria contínua por parte dos clientes;
  • garantia da qualidade de software desenvolvido;
  • redução de custos operacionais e de desenvolvimento;
  • aumento de produtividade do time;
  • maximização dos lucros devido à melhoria dos processos;
  • garantia do cumprimento de prazos de entrega de código;
  • controle de riscos;
  • ​criação de métricas e controle de performance.

Certificação

Outro diferencial do CMMI em relação às outras metodologias é a possibilidade de certificar sua empresa no uso desse modelo de melhoria, garantindo uma visibilidade no mercado nacional e internacional de desenvolvimento de software.

A certificação demonstra aos seus clientes que sua empresa não mede esforços na busca por eficiência e melhoria de processos, garantindo a qualidade dos sistemas desenvolvidos pela sua equipe.

Com a alta competitividade do mercado de desenvolvimento de software é necessário buscar opções para aumentar a eficiência e diminuir o custo da produção de sistemas e melhoria de processos é o melhor caminho.

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Sobre o Autor

Mestre em Sistemas de Informação pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (2013-2015). Graduado em Ciência da Computação pela Universidade Federal do Rio de Janeiro (2012). Atua desde 2011 em projetos de consultoria em melhoria de processos de gestão e engenharia de software. É implementador certificado do modelo MPS para Software e Serviços e avaliador adjunto do MPS para Software.